■解雇理由証明書の書き方、間違えていませんか？■

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中小企業の人事・労務管理に役立つピカイチ情報
「労務管理は王道こそ最善」
大企業で20年・中小企業で13年の現場経験を持つ
人事労務のプロが、中小企業経営者の立場で語る！

発行責任者：有限会社中川式賃金研究所　中川清徳
2025年8月5日　Vol.6040
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■選択肢を示し、相手に決めてもらう工夫■
（続きは編集後記で）

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■解雇理由証明書の書き方、間違えていませんか？■

ある日、解雇を通告した社員から「解雇理由証明書が
欲しい」と言われて、戸惑ったことはありませんか？

とくに中小企業では、解雇に関する書面対応に不慣れ
なことも多く、「どこまで書けばいいのか…」と
悩む場面も少なくありません。

たとえば、茨城県のある会社では「勤務態度が悪い」
という理由で解雇予告したところ、社員から理由の
証明を求められました。会社は厚労省のひな型を参考
にしつつも、「どのくらい具体的に書けばよいか」に
ついて判断がつかず、提出が遅れそうになってしまい
ました。

法律では、社員が求めた場合には「遅滞なく」証明書
を交付する義務があります。拒否や放置は、罰則の
対象になることもあります。

また、証明書に書いた内容は、後の訴訟や労働審判で
「当時の会社の認識」として扱われます。
「あえて曖昧にしておこう」と書かずにいると、
かえって会社に不利になることも。

大切なのは、「いつ、どこで、誰が、何を、どうした
のか」を事実に基づいて明記すること。
理由が複数ある場合は、すべてを漏れなく記載するの
が望ましいとされています。

さらに、改善に向けた指導や配慮を行っていた場合は、
その経緯も併せて記載することで、会社の誠実な姿勢
を証明する材料にもなります。

万が一の紛争に備え、準備しておいて損はありません。

「解雇理由証明書なんて、初めて書く」という方は、
厚労省のひな型と就業規則をもとに、あらかじめ整理
しておきましょう。

まずは、就業規則の「解雇事由」の確認から始めて
みてください。

▼例示：解雇理由証明書のひな型

従業員氏名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 様

下記のとおり、貴殿に対して解雇を通知したことを
証明いたします。

■解雇予告日：令和○年○月○日
■解雇日　　：令和○年○月○日
■解雇理由　：

貴殿の勤務態度および職務遂行能力に重大な問題が
あり、就業規則第○条（普通解雇事由）に該当すると
判断しました。

具体的には、以下のような行為が複数回確認されました。

・令和○年○月○日：取引先との会議に遅刻し、顧客
からのクレームを招いた
・令和○年○月○日：上司からの業務指示を拒否し、
業務が滞る結果となった
・令和○年○月○日：注意指導に対して改善が見られ
ず、社内での協働体制に支障をきたした

これらの行為は、再三の指導および改善指示にもかか
わらず改善されなかったため、就業規則に基づき普通
解雇といたしました。

令和○年○月○日
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名：
代表者名：
所在地：

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編集後記
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■選択肢を示し、相手に決めてもらう工夫■

迷っている相手には「どちらにしますか？」と
選択肢を提示すると、判断がしやすくなります。

「ご都合のいい日時を教えてください」より、
「以下の日程からお選びください」と伝えるほうが
決断しやすくなります。

提案時には、「するか、しないか」よりも「AかBか」
の形にすると、自然に選んでもらえることが多いもの。

クロージングの言葉で、最後の一押しもお忘れなく。

出典：『はたらくきほん100』（松浦弥太郎・野尻哲也）

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