【マイナンバー】マイナンバー収集についての注意点

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労務管理に奇策なし！大企業20年、中小企業13年　人事労務
畑一筋で現場をはいずりまわった人事労務担当者が中小企業
経営者のために語る7
作者：　中川清徳 　2015年9月30日号   VOL.2408
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長電話・・・クシュワント・スィンのジョークより

（続きは編集後記で）

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　【マイナンバー】マイナンバー収集についての注意点
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　平成27年10月から、マイナンバー（個人番号）の通知カードが世帯主の住
民票の住所地に、簡易書留で郵送されます。平成28年1月から「社会保障」、
「税務」、「災害対策」の行政手続きにマイナンバーが必要となり、企業は
従業員（パート・アルバイト等を含む）からマイナンバーを収集しなければ
なりません。

　今回は企業が、従業員（パート・アルバイト等を含む）からマイナンバー
を収集するにあたって注意すべき事項をご案内いたします。

◇マイナンバーの利用目的の特定・通知
　　企業は、『行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に
　関する法律（以下、マイナンバー法）』が、あらかじめ限定的に定めた事務
　の範囲の中から、具体的にマイナンバーの利用目的を特定して、従業員に通
　知または公表した上で利用しなければなりません。 
　　なお、個人情報保護法による「個人情報」の取り扱いとは異なり、本人の
　同意があったとしても、例外として認められる場合を除き、上述の利用目的
　を超えてマイナンバーを利用してはいけません。

◇マイナンバーの収集時期
　　企業がマイナンバーを用いて行う行政手続きを個人番号関係事務といいま
　す。原則としては、個人番号関係事務が発生した時点でマイナンバーの提供
　を求めることとされていますが、個人番号関係事務の発生が予想される場合
　には、あらかじめマイナンバーの提供を求めることが可能です。収集には本
　人確認が必要となることから、事務処理の負荷の軽減のためにも一定の時期
　に取りまとめて収集すると良いでしょう。

◇マイナンバー収集の際の本人確認の方法
　　マイナンバーを収集するにあたっての本人確認については、マイナンバー
　法、マイナンバー法施行令、マイナンバー法施行規則および個人番号利用事
　務実施者(※1)が認める方法に従うこととなり、具体的には以下の対応が求
　められます。

　(※1)個人番号利用事務実施者：マイナンバーを使って、マイナンバー法や
　　　条例で定める行政事務を処理する行政機関など（主にハローワーク・年
　　　金事務所・健康保険組合、税務署）のことです。
 
（１）従業員からマイナンバーの提供を受ける場合

　　１．通知カードの提示を受ける場合
　　　　・「通知カード＋写真付身元確認書類」が必要となります。
　　　　　例）通知カード＋運転免許証またはパスポート
　　　　・写真付身元確認書類が無い場合、官公署等が発行し認められている
　　　　　ものの中で2つ以上の提示が必要となります。
　　　　　例）・通知カード＋健康保険証、年金手帳

　　２．個人番号カード(※2)の提示を受ける場合
　　　　・個人番号カードのみで可。

　　　　(※２)個人番号カード：通知カードと合わせて送付される申請書を平
　　　　　　　成28年1月以降に郵送すること等により、交付を受けることが
　　　　　　　できます。

（２）従業員の配偶者・扶養親族からマイナンバーの提供を受ける場合

　　　　従業員の配偶者・扶養親族からマイナンバーを収集する際は、書類の
　　　提出義務者により本人確認のための書類が異なります。

　　１．提出義務者が従業員本人である場合
　　　⇒企業は当該配偶者・扶養親族の本人確認を行う必要はありません
　　　　例）給与所得者の扶養控除等（異動）申告書等

　　２．提出義務者が従業員の配偶者・扶養親族である場合
　　　⇒企業は当該配偶者・扶養親族の本人確認を行う必要があります。

　　★「国民年金第3号被保険者届」の場合、従業員が配偶者の代理人として企
　　　業にマイナンバーを提供することが想定されます。その場合、企業は代
　　　理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認と、配偶者より委
　　　任を受けていることを確認する必要があります。
　　　　例）代理権の確認(委任状)＋代理人の身元確認(免許証等)＋配偶者の
　　　　　　番号確認（個人番号カードのコピー、通知カードのコピー等）

　マイナンバーは、原則として生涯同じ番号を使い続けることになり、自由に
変更することはできません。そのため、企業としては取り扱いには十分な注意
が必要です。

　取得から始まり保管、利用、廃棄と一連のマイナンバーを取り扱う流れの中
の第一歩です。自社の組織体制を考慮しながら、取り扱いの全体像を見据えつ
つ、マイナンバーの収集方法を決定することが重要となるでしょう。
 

（中川コメント）

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今日はここまで。では、またあした。

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　　　　ご質問、ご感想、ご意見をお待ちしています 　　　　　
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ご質問をお待ちしています。下記の様式でご質問ください。
なお、必ずしも回答するとは限らないことをご承知ください。

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ご感想、ご意見をお待ちしています。この様式で質問をされた場合は
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　　　　編集後記 　　　　　
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長電話・・・クシュワント・スィンのジョークより

　あるサルダールの夫人は、ときには1時間以上にもなる長電話好きだ。
　あるとき、夫人が20分で電話を切った。
「あれっ、ずいぶん短い電話じゃないか。どうしたんだ?」
　 サルダールジーの夫が訊ねた。
「番号間違ってたのよ」

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