【マイカーの業務使用から会社を守る３つの確認】

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労務管理に奇策なし！大企業20年、中小企業13年　人事労務畑一筋で
現場をはいずりまわった人事労務担当者が中小企業経営者のために語る

作者：　中川清徳 　2011年11月20日号   VOL.961
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徒歩でもヘルメットで通学しているのですね。

（続きは編集後記で）

 

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　【マイカーの業務使用から会社を守る３つの確認】
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宮崎県の社会保険労務士、川越さんのメルマガを全文転送します。

（引用開始）

2011年11月16日(水曜日)08時22分3秒

  いつもお読みいただきありがとうございます。

さて、娘は今日、家内の車を借りるそうです。
自分の車を持たせてやればいいのでしょうが、まだ学生
でもあるし、使用頻度も少ないので我が家の家計にとっ
ても、このほうが助かります。

助かると言えば、会社でも、ちょこっとした用事の時に
社員のマイカーを借用したりしますが、これって意外と
リスクが多いんです。

そこで、今回第１９０号では、社員のマイカーを業務使
用に借用する場合に、あらかじめ確認しておきたいポイ
ントを取り上げます。

 

【マイカーの業務使用から会社を守る３つの確認】

  社員のマイカーを、必要なときに借用すると言うのは、
手軽で合理的だが、借用する前に最低限の確認をしてお
かないとあらぬもめ事に巻き込まれかねない。

そこで今回は、マイカーを借用する場合に、最低限確認
しておくべきことを３つ取り上げた。
もちろん、使用料が税法や保険上の給与になるかどうか、
と言った法的なこともあるが、それは次の段階の話であ
る。

当然、確認した項目は必ず「マイカー貸借契約書」とし
て文書化しておく。

 

１．借り上げ車両・運転者の確認
　業務使用に関わらず、公道を走る車には義務付けられ
た項目だが、業務に使用すると言うことは、会社所有の
車と同じ扱いになる事に気をつけたい。

１）車検証が有効であること...たまに、車検切れのまま
　　使用している場合があるから注意が必要だ。車検切
　　れだと自賠責保険も切れていることがほとんどなの
　　で、事故など起きると悲惨なことになる。だから必
　　ず車検証のコピーをもらっておく。

２）自動車保険は無制限であること...対人はほとんどの
　　人が無制限なのだが、業務使用となれば対物も無制
　　限にしておく必要がある。万一の場合、損害賠償請
　　求は会社にもおよぶからだ。対物を無制限にしても
　　さほど保険料は上がらないが、上がった分の保険料
　　をどっちが負担するのかも確認する。

３）業務使用にふさわしい車かどうか...業務でお客様の
　　所へ行くのだから、外部からは会社の車として評価
　　を受ける。だから、ある程度は色も型も"普通"の
　　車であることが必要だ。たしかに、今どき何をもっ
　　て"普通"と言うかは難しい。しかし、世間には一
　　定の尺度があり、10人中6人以上の人が「ん～？」
　　と思うような車は避けた方が無難だ。優良なお客様
　　ほど、この尺度は高いものだ。

４）免許証が有効であること...車本体の安全同様、運転
　　者の確認も必要だ。めったにある事ではないが、免
　　許証が有効期限を切れていたり、免停処分を受けて
　　無免許状態だったりすることもある。たしかに、無
　　免許運転をしている本人が一番悪いが、それを見落
　　としていた会社にも責任がおよぶ。だから、免許証
　　のコピーも必ずもらっておく。

 

２．使用料の確認
　大事なのは、使用料が多い少ないと言うよりも、取り
決めた金額を決めたとおり支払うことである。
　
１）定額制か走行距離制か...走行距離に関係なく1カ月
　　1万円とか定額で払う方法と、1㎞につき30円とか
　　走行距離に応じて払う方法がある。前者は管理が簡
　　単な反面、突発的に走行距離が増えた月などに社員
　　に不満を持たれやすい。後者は、走行距離に応じて
　　使用料が変動するので合理的だが、走行距離の管理
　　など手間がかかる。結局、どちらを選択しても一長
　　一短はある。

２）使用料に含まれるものを明確に...車はガソリンだけ
　　で走るものではない。車検費用、自動車税、自動車
　　保険料、細かなことを言えばタイヤの摩耗など。
　　そのために、会社は使用料としていくらかの金額を
　　払うが、使用料に含まれるものを明確にしておく必
　　要がある。最初はありがたかった使用料もそのうち
　　当然になり、挙げ句の果てには「何でマイカーを会
　　社の仕事に...」などとなり兼ねない。

 

３．事故・違反時の確認
　この手のことは、一旦事が起きると中々言い出しにく
いので、何もないときに確認しておく。

１）修理代の免責分...仮に、車輌保険に入っていても、
　　多くの場合は5万円とか10万円の免責金額が設定
　　されていることが多い。たしかに、事故は運転者の
　　不注意で起きることが多いので、持ち主が全額負担
　　すればいい、とも言える。しかし、社員からしてみ
　　れば、「業務中の事故なのに...」などと、モヤモヤ
　　は拭いきれない。だから、負担しないのならあらか
　　じめ「原則として会社は負担しない」などとはっき
　　りとさせておいた方がいい。

２）保険料アップ分はどうするのか...自動車保険のほと
　　んどは事故を起こすと、翌年以降の保険料は上がる。
　　これも、上記の１）同様悩ましい問題だ。事故を起
　　こそうと思って起こす人はいないわけで、そのあた
　　りの調整は必要ではないだろうか。

３）反則金・罰金など...基本的に運転者本人が負担すべ
　　きだ。しかし、法定速度をオーバーしないと間に合
　　いそうもない業務命令を出していたりすると社員と
　　の間では微妙である。それ以上に、このような業務
　　命令中に事故を起こされると、会社の従業員使用責
　　任は加重され兼ねないので注意が必要だ。
　　

　マイカー業務使用については、会社にとっても相当の
メリットがあるわけで、多少のリスクは仕方ないところ。

しかし、車に関するトラブルは社員本人のみならず、その
家族も巻き込み感情論に終始し兼ねない。

だから、マイカーを業務使用する場合、少なくとも今回の
3つをお互いに確認し合い、文書化しておくことが重要な
のである。

※次回は【従業員の子の成人をともに祝おう】の予定です。

 

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（引用終わり）

 

（中川コメント）

マイカーを仕事に使うポイントが的確にまとめられています。
いつもながら名文ですね。

今日はここまで。では、またあした。

 

 

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　　　　編集後記 　　　　　
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徒歩でもヘルメットで通学しているのですね。

桜島（鹿児島県）の近くの小学校、中学校の生徒は黄色のヘルメット
（工事現場で良く見かけるあのヘルメット）をかぶって下校していました。
道路の脇には緊急避難所がたくさん設置してあります。
桜島は活火山なのだと再認識する光景でした。

大人はヘルメットをかぶっていないのが不思議で地元の方に聞きました。
「自己責任です！」ときっぱりと言われました。

では、また明日お会いしましょう！！

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